Integritetspolicy

Integritetspolicy för kunder och tekniker hos Refrico

Senast uppdaterad: 2026-08-20

Vi på Refrico värnar om din personliga integritet. Eftersom du som tekniker eller kundrepresentant interagerar med oss – antingen via vår personal eller via våra beställningskiosker i butikerna – behöver vi hantera vissa av dina personuppgifter. Denna policy förklarar vilken information vi sparar i vårt affärssystem, varför vi gör det, och vilka rättigheter du har.

1. Vem är ansvarig för personuppgifterna?

Refrico AB, org.nr 556541-6582, med adress Datavägen 55, 436 32 Askim, är personuppgiftsansvarig för behandlingen av dina personuppgifter.

Har du frågor om hur vi hanterar dina uppgifter kan du kontakta oss på:

• E-post: info@refrico.se

2. Vilka uppgifter samlar vi in och varför?

Vi behandlar i huvudsak uppgifter om dig i din yrkesroll. Uppgifterna samlas in antingen när vår personal registrerar ärenden åt dig, eller när du själv använder Kiosken i våra butiker.

A. Kundregister, ordrar och användning av Kiosken

För att vi ska kunna hantera det företag du representerar som kund, och för att du ska kunna hämta ut varor eller lägga beställningar via vår Kiosk, behöver vi veta vem du är.

• Uppgifter: Ditt namn, telefonnummer, e-postadress och koppling till det företag du arbetar för (kundnummer/org.nr). Vi sparar även information om vilka ordrar du har skapat eller hämtat ut.
• Lokal orderhistorik i Kiosken: Om du aktiverar funktionen ”Mina beställningar” sparas en kopia av dina senaste kiosk-beställningar endast lokalt i webbläsaren på den enhet du använder (t.ex. telefon eller surfplatta). Den historiken skickas inte till Refrico som separat kundprofil och syns inte för andra kunder eller på andra enheter. Du kan när som helst rensa historiken i kiosken.
• Laglig grund: Berättigat intresse (för att vi ska kunna administrera köp och upprätthålla affärsrelationen med din arbetsgivare) samt i vissa fall Fullgörande av avtal (om du driver enskild firma).
• Lagringstid: Uppgifterna i vårt kundregister sparas så länge kundrelationen är aktiv, och order/fakturadata sparas i 7 år enligt bokföringslagens krav. Lokal kiosk-historik på enheten försvinner när du rensar den eller rensar webbläsardata.

B. Hantering av köldmedium och F-gas (Naturvårdsverket)

När du som tekniker hämtar ut nya gascylindrar eller returnerar använt köldmedium är Refrico enligt lag skyldiga att föra ett strikt spårbarhetsregister.

• Uppgifter: Teknikerns namn, företagsnamn, cylindernummer, gastyp, vikt samt datum för utlämning och retur.
• Laglig grund: Rättslig förpliktelse (för att uppfylla kraven i miljölagstiftningen och möjliggöra obligatorisk rapportering).
• Lagringstid: Vi sparar denna spårbarhets- och avfallsinformation i 5 år, i enlighet med gällande miljökrav.

3. Vilka kan vi komma att dela dina uppgifter med?

För att kunna driva vår verksamhet på ett säkert och lagligt sätt delar vi i vissa fall information med externa parter:

• Naturvårdsverket: Information om returnerat köldmedium och avfall (inklusive teknikerns koppling till företaget) rapporteras regelbundet till Naturvårdsverkets system via säkra anslutningar, då detta är ett lagkrav.
• IT- och systemleverantörer: Vi använder underleverantörer för bland annat vårt bokföringssystem (Hansa/Standard ERP) och för säker drift av våra servrar. Dessa agerar som personuppgiftsbiträden åt oss och får endast hantera uppgifterna enligt våra instruktioner.

Vi strävar alltid efter att all data ska stanna inom EU/EES.

4. Hur skyddar vi dina uppgifter?

Dina uppgifter lagras säkert i vårt affärssystem. Endast den personal hos Refrico som faktiskt behöver åtkomst till uppgifterna (exempelvis säljare i butik, ekonomi och ledning) kan se dem. Systemet är skyddat med stark inloggningssäkerhet, krypterade anslutningar och löpande säkerhetsuppdateringar för att förhindra obehörig åtkomst.

5. Dina rättigheter

Enligt dataskyddsförordningen (GDPR) har du rätt att ha kontroll över dina egna uppgifter:

• Rätt till tillgång: Du kan begära ett utdrag som visar vilka personuppgifter vi har kopplade till dig som tekniker.
• Rätt till rättelse: Om ditt namn är felstavat eller kontaktuppgifterna inte stämmer, säg till oss i butiken eller maila oss så rättar vi det direkt i vårt kundregister.
• Rätt till radering: Du kan begära att vi tar bort dina personuppgifter. Observera dock att lagkrav för bokföring och Naturvårdsverkets regler för köldmedium ofta tvingar oss att behålla spårbarhetsdata även om du begär radering.

Vill du använda dig av dina rättigheter, kontakta oss på [gdpr@refrico.se].

6. Klagomål till tillsynsmyndighet

Om du tycker att vi hanterar dina personuppgifter på ett felaktigt sätt har du rätt att lämna in ett klagomål till Integritetsskyddsmyndigheten (IMY), som är ansvarig tillsynsmyndighet i Sverige (www.imy.se).